Từ thuế khoán sang kê khai 2026: chủ quán nhỏ cần chuẩn bị gì

Câu hỏi cũ là "chọn khoán hay kê khai?". Câu hỏi mới cho năm 2026 nên là: doanh thu của quán đang được ghi nhận đủ chưa, có vượt ngưỡng 1 tỷ đồng không, và đã sẵn sàng hóa đơn/kê khai chưa?

Vì sao không nên chỉ hỏi khoán hay kê khai?

Khung thuế với hộ/cá nhân kinh doanh đã thay đổi mạnh. Nhiều nội dung cũ về thuế khoán, mốc 100 triệu hoặc 500 triệu không còn phù hợp để hướng dẫn chủ quán nhỏ năm 2026.

Thay vào đó, chủ quán nên tập trung vào:

• Doanh thu năm có vượt 1 tỷ đồng không.
• Doanh thu đến từ những kênh nào.
• Có thuộc diện hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không.
• Thuế được tính theo tỷ lệ doanh thu hay theo phương pháp thu nhập.
• Chi phí có đủ chứng từ nếu cần trừ không.

Bước 1: Ghi đủ doanh thu

Một quán nhỏ có thể có các dòng tiền:

• Tiền mặt.
• Chuyển khoản QR.
• App giao hàng.
• Voucher, combo, đặt bàn.
• Bán thêm sản phẩm mang về.

Mỗi ngày nên có bảng chốt doanh thu theo kênh. Mỗi tháng đối chiếu với sao kê ngân hàng và báo cáo app.

Bước 2: Kiểm tra ngưỡng 1 tỷ đồng

Với hộ/cá nhân kinh doanh:

• Không quá 1 tỷ đồng/năm: không thuộc diện chịu VAT và không phải nộp TNCN từ hoạt động kinh doanh theo ngưỡng hiện hành.
• Trên 1 tỷ đồng/năm: cần xác định VAT/TNCN, hóa đơn và kỳ khai thuế.

Nếu doanh thu đang tiến gần ngưỡng, hãy chuẩn bị trước thay vì chờ vượt rồi mới gom dữ liệu.

Khi doanh thu lũy kế trong năm vượt 1 tỷ đồng, cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế trên 1 tỷ đồng.

Bước 3: Chuẩn bị hóa đơn điện tử/POS

Quán ăn, cà phê, bán lẻ và một số dịch vụ bán trực tiếp cho người tiêu dùng có thể thuộc diện hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Nên chuẩn bị:

• Phần mềm POS ghi nhận từng giao dịch.
• Tài khoản hóa đơn điện tử.
• Quy trình xuất hóa đơn.
• Người chịu trách nhiệm đối chiếu dữ liệu mỗi ngày.

Bước 4: Sắp xếp chứng từ chi phí

Ngay cả khi thuế tính theo doanh thu, chứng từ chi phí vẫn giúp bạn biết quán lời hay lỗ. Nếu áp dụng phương pháp theo thu nhập, chứng từ càng quan trọng hơn.

Nên lưu:

• Hóa đơn nguyên liệu/hàng hóa.
• Hợp đồng thuê mặt bằng.
• Hóa đơn điện, nước, internet.
• Hợp đồng lao động, bảng lương.
• Phí app, quảng cáo, phần mềm bán hàng.

Bước 5: Đặt lịch kê khai

Hạn tờ khai tháng thường là ngày 20 tháng sau. Hạn tờ khai quý là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau. Nếu hạn rơi vào ngày nghỉ/lễ, chuyển sang ngày làm việc tiếp theo.

Đừng đợi đến hạn mới chốt sổ. Với quán nhỏ, ngày 5-10 đầu tháng là thời điểm tốt để đóng doanh thu tháng trước.

Kết luận

Năm 2026, "đơn giản" không còn nghĩa là không ghi sổ. Đơn giản là có hệ thống ghi doanh thu, hóa đơn và chứng từ đủ rõ để cuối kỳ không phải đoán.

Công cụ hỗ trợ

• Máy tính thuế để ước tính nghĩa vụ thuế.
• Lịch thuế 2026 để đặt nhắc hạn nộp.
• Checklist tuân thủ để chuẩn hóa việc chốt sổ.

Đọc thêm

• Thuế cho quán cà phê: Từ đăng ký đến kê khai
• Hoá đơn điện tử từ máy tính tiền: hộ kinh doanh cần làm gì?
• Nghị định 68/2026/NĐ-CP về thuế với hộ, cá nhân kinh doanh
• Nghị định 141/2026/NĐ-CP nâng ngưỡng doanh thu lên 1 tỷ đồng