Thuế cho quán cà phê: Từ đăng ký đến kê khai

Mở quán cà phê là chuyện của menu, mặt bằng, nhân sự và dòng tiền. Thuế nằm trong cùng hệ thống đó: nếu ghi nhận doanh thu tốt từ đầu, cuối quý sẽ nhẹ hơn rất nhiều.

Bước 1: Đăng ký kinh doanh

Nếu quán hoạt động thường xuyên, bạn cần đăng ký hộ kinh doanh hoặc thành lập doanh nghiệp. Với hộ kinh doanh, hồ sơ đăng ký thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Hồ sơ thường gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh.
• CCCD/hộ chiếu của chủ hộ.
• Thông tin địa điểm kinh doanh.
• Ngành nghề kinh doanh dịch vụ đồ uống/ăn uống phù hợp.

Sau khi đăng ký, bạn có mã số thuế để kê khai, nộp thuế và đăng ký hóa đơn điện tử khi thuộc diện.

Bước 2: Theo dõi doanh thu mọi kênh

Quán cà phê thường có nhiều nguồn thu:

• Bán tại quầy bằng tiền mặt.
• Chuyển khoản qua QR.
• Bán qua app giao đồ ăn.
• Bán combo, voucher, thẻ thành viên.
• Bán hạt cà phê, bánh hoặc sản phẩm mang về.

Khi xét ngưỡng thuế, phải cộng tất cả doanh thu này. Không chỉ lấy doanh thu sau khi app trừ phí.

Bước 3: Kiểm tra ngưỡng 1 tỷ đồng

Với hộ/cá nhân kinh doanh năm 2026:

• Doanh thu năm không quá 1 tỷ đồng: không thuộc diện chịu VAT và không phải nộp TNCN từ hoạt động kinh doanh theo ngưỡng hiện hành.
• Doanh thu năm trên 1 tỷ đồng: phải xác định VAT/TNCN theo ngành nghề và phương pháp quản lý thuế.

Nếu trong năm doanh thu tăng vượt ngưỡng, hãy rà lại kỳ kê khai và nghĩa vụ hóa đơn ngay, đừng chờ cuối năm mới xử lý. Trường hợp doanh thu lũy kế vượt 1 tỷ đồng, cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế trên 1 tỷ đồng.

Bước 4: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Quán cà phê thuộc nhóm bán trực tiếp đến người tiêu dùng. Nếu doanh thu năm trên 1 tỷ đồng và thuộc diện bắt buộc, quán cần sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối/chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.

Checklist chuẩn bị:

• Chọn phần mềm POS/hóa đơn điện tử phù hợp.
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Tập huấn nhân viên thao tác xuất hóa đơn khi bán hàng.
• Đối chiếu doanh thu POS, app giao hàng và tài khoản ngân hàng hằng ngày.

Bước 5: Tính VAT và TNCN

Không dùng công thức cũ:

VAT = Doanh thu x 8% - VAT đầu vào
TNCN = Doanh thu - Chi phí - Giảm trừ gia cảnh

cho mọi hộ kinh doanh.

Với hộ/cá nhân kinh doanh, VAT và TNCN cần xác định theo ngưỡng doanh thu, ngành nghề và phương pháp áp dụng. Trường hợp tính theo tỷ lệ trên doanh thu thì chi phí nguyên liệu, thuê mặt bằng, lương nhân viên không tự động làm giảm số thuế phải nộp. Trường hợp áp dụng phương pháp theo thu nhập, chi phí phải có chứng từ hợp lệ.

Chi phí nên lưu chứng từ

Dù phương pháp tính thuế có cho trừ chi phí hay không, quán vẫn nên lưu:

• Hóa đơn mua cà phê, sữa, đường, ly, hộp, ống hút.
• Hợp đồng thuê mặt bằng và chứng từ thanh toán.
• Hóa đơn điện, nước, internet.
• Hóa đơn mua máy pha, máy xay, tủ lạnh, bàn ghế.
• Hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ chuyển khoản.
• Báo cáo doanh thu và phí từ app giao hàng.

Hồ sơ đầy đủ giúp giải trình doanh thu, chứng minh chi phí và chuẩn bị tốt nếu chuyển lên công ty.

Lưu ý đặc thù F&B

• Doanh thu app giao hàng phải cộng vào tổng doanh thu.
• Voucher, combo, khuyến mãi cần ghi nhận rõ giá bán thực tế và phần nền tảng bù nếu có.
• Tip nhân viên không tính là doanh thu của quán nếu khách tip trực tiếp cho nhân viên; nếu quán thu rồi phân bổ, cần ghi nhận rõ.
• Hàng hủy/hỏng nên có biên bản nội bộ để kiểm soát giá vốn.

Công cụ hỗ trợ

• Máy tính thuế để ước tính nghĩa vụ VAT/TNCN.
• Lịch thuế 2026 để theo dõi hạn khai/nộp.
• Checklist tuân thủ để chuẩn hóa hồ sơ quán.

Đọc thêm

• Hoá đơn điện tử từ máy tính tiền: hộ kinh doanh cần làm gì?
• 5 sai lầm thuế phổ biến của chủ quán ăn
• Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký hộ kinh doanh
• Nghị định 141/2026/NĐ-CP nâng ngưỡng doanh thu lên 1 tỷ đồng