Kế toán cho công ty xây dựng nhỏ: Quản lý chi phí theo dự án

Công ty xây dựng nhỏ (thi công nhà ở, sửa chữa, cải tạo) có đặc thù riêng: chi phí theo từng dự án, thanh toán theo tiến độ, quản lý vật liệu phức tạp, nhiều công trình chạy song song. Nhiều chủ công ty không biết cách phân bổ chi phí, tính lợi nhuận từng dự án, dẫn đến lỗ mà không biết. Bài viết này hướng dẫn chi tiết.

Đặc thù kế toán công ty xây dựng

1. Chi phí theo dự án

Khác với cửa hàng bán lẻ (chi phí chung), công ty xây dựng có chi phí theo từng dự án:

• Dự án A: Xây nhà 3 tầng.
• Dự án B: Sửa chữa nhà cũ.
• Dự án C: Cải tạo văn phòng.

Thách thức:

• Phải theo dõi chi phí riêng từng dự án.
• Phải phân bổ chi phí chung (văn phòng, lương quản lý) cho từng dự án.

2. Thanh toán theo tiến độ

Khách hàng không trả hết tiền ngay, mà trả theo tiến độ:

• Ký hợp đồng: Trả 30%.
• Hoàn thành móng: Trả 20%.
• Hoàn thành tường, mái: Trả 30%.
• Nghiệm thu: Trả 20%.

Thách thức:

• Doanh thu ghi nhận theo tiến độ, không phải khi nhận tiền.
• Phải theo dõi công nợ phải thu từng dự án.

3. Quản lý vật liệu phức tạp

Vật liệu xây dựng (xi măng, cát, sắt, gạch) chiếm 50-60% chi phí.

Thách thức:

• Phải theo dõi nhập xuất vật liệu từng dự án.
• Vật liệu dễ thất thoát, hư hỏng.
• Giá vật liệu thay đổi thường xuyên.

4. Nhiều dự án chạy song song

Công ty xây dựng thường có 3-5 dự án chạy cùng lúc.

Thách thức:

• Phải theo dõi chi phí, tiến độ từng dự án.
• Phải phân bổ nhân công, máy móc cho từng dự án.

Cách ghi chép chi phí theo dự án

Bước 1: Mở sổ chi phí riêng cho từng dự án

Mỗi dự án có một sổ chi phí riêng.

Ví dụ: Sổ chi phí Dự án A (Xây nhà 3 tầng)

Ngày	Khoản mục	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền	Ghi chú
01/05	Xi măng	100 bao	100.000	10.000.000	Đổ móng
05/05	Cát	10 m³	300.000	3.000.000	Đổ móng
10/05	Sắt thép	2 tấn	15.000.000	30.000.000	Cột, dầm
15/05	Lương thợ	10 người × 5 ngày	300.000	15.000.000	Đổ móng
Tổng	58.000.000

Bước 2: Phân loại chi phí

Chi phí xây dựng gồm 3 loại:

2.1. Chi phí trực tiếp

Chi phí liên quan trực tiếp đến dự án:

• Vật liệu (xi măng, cát, sắt, gạch).
• Lương thợ xây.
• Thuê máy móc (máy trộn, cần cẩu).

2.2. Chi phí gián tiếp

Chi phí liên quan đến nhiều dự án:

• Lương giám sát, kỹ sư.
• Xăng xe (chở vật liệu, đi công trường).
• Điện nước văn phòng.

2.3. Chi phí chung

Chi phí không liên quan trực tiếp đến dự án:

• Lương kế toán, giám đốc.
• Thuê văn phòng.
• Quảng cáo, marketing.

Bước 3: Phân bổ chi phí gián tiếp và chi phí chung

Chi phí gián tiếp và chi phí chung phải phân bổ cho từng dự án.

Cách phân bổ:

Chi phí phân bổ cho dự án = (Chi phí gián tiếp + Chi phí chung) × (Chi phí trực tiếp dự án / Tổng chi phí trực tiếp)

Ví dụ:

Tháng 5/2026:

• Tổng chi phí gián tiếp + chi phí chung: 20.000.000 đồng.
• Tổng chi phí trực tiếp (3 dự án): 100.000.000 đồng.
• Chi phí trực tiếp Dự án A: 50.000.000 đồng.

Chi phí phân bổ cho Dự án A:

20.000.000 × (50.000.000 / 100.000.000) = 10.000.000 đồng

Bước 4: Tính tổng chi phí dự án

Tổng chi phí dự án = Chi phí trực tiếp + Chi phí phân bổ

Ví dụ: Dự án A

• Chi phí trực tiếp: 50.000.000 đồng.
• Chi phí phân bổ: 10.000.000 đồng.
• Tổng chi phí: 50.000.000 + 10.000.000 = 60.000.000 đồng.

Cách ghi nhận doanh thu theo tiến độ

Bước 1: Xác định giá trị hợp đồng

Ví dụ: Dự án A

• Giá trị hợp đồng: 100.000.000 đồng.

Bước 2: Xác định tiến độ hoàn thành

Tiến độ hoàn thành tính theo % công việc đã làm.

Ví dụ:

• Đổ móng: 20% hoàn thành.
• Xây tường, cột, dầm: 50% hoàn thành.
• Lợp mái, hoàn thiện: 80% hoàn thành.
• Nghiệm thu: 100% hoàn thành.

Bước 3: Ghi nhận doanh thu theo tiến độ

Doanh thu ghi nhận = Giá trị hợp đồng × % hoàn thành

Ví dụ: Dự án A

Cuối tháng 5/2026, dự án hoàn thành 50%.

Doanh thu ghi nhận:

100.000.000 × 50% = 50.000.000 đồng

Bước 4: Tính lợi nhuận dự án

Lợi nhuận dự án = Doanh thu ghi nhận - Chi phí phát sinh

Ví dụ: Dự án A (cuối tháng 5/2026)

• Doanh thu ghi nhận: 50.000.000 đồng.
• Chi phí phát sinh: 40.000.000 đồng.
• Lợi nhuận: 50.000.000 - 40.000.000 = 10.000.000 đồng.

Cách quản lý vật liệu xây dựng

1. Lập sổ nhập xuất vật liệu

Mỗi dự án có một sổ nhập xuất vật liệu riêng.

Ví dụ: Sổ nhập xuất xi măng - Dự án A

Ngày	Diễn giải	Nhập	Xuất	Tồn	Ghi chú
01/05	Mua xi măng	100	0	100	Nhà cung cấp X
05/05	Xuất đổ móng	0	50	50
10/05	Xuất xây tường	0	30	20
15/05	Mua bổ sung	50	0	70	Nhà cung cấp Y

2. Kiểm kê vật liệu định kỳ

Cuối tháng, đếm vật liệu còn lại tại công trường. So sánh với sổ sách.

Ví dụ:

• Sổ sách: Tồn 70 bao xi măng.
• Thực tế: Tồn 65 bao.
• Chênh lệch: 5 bao (thất thoát, hư hỏng).

Tìm nguyên nhân: thợ dùng lãng phí, mất mát, hư hỏng do mưa.

3. Tính giá vốn vật liệu

Khi xuất vật liệu, tính giá vốn theo phương pháp:

3.1. Nhập trước xuất trước (FIFO)

Vật liệu nhập trước xuất trước.

Ví dụ:

• 01/05: Nhập 100 bao xi măng, giá 100.000 đồng/bao.
• 15/05: Nhập 50 bao xi măng, giá 110.000 đồng/bao.
• 20/05: Xuất 120 bao.

Giá vốn:

• 100 bao đầu: 100 bao × 100.000 = 10.000.000 đồng.
• 20 bao sau: 20 bao × 110.000 = 2.200.000 đồng.
• Tổng giá vốn: 10.000.000 + 2.200.000 = 12.200.000 đồng.

3.2. Bình quân gia quyền

Giá vốn = Giá trung bình của tất cả vật liệu tồn kho.

Ví dụ:

• 01/05: Nhập 100 bao, giá 100.000 đồng/bao. Tổng: 10.000.000 đồng.
• 15/05: Nhập 50 bao, giá 110.000 đồng/bao. Tổng: 5.500.000 đồng.
• Tổng tồn: 150 bao, tổng giá trị: 15.500.000 đồng.
• Giá bình quân: 15.500.000 / 150 = 103.333 đồng/bao.
• 20/05: Xuất 120 bao.
• Giá vốn: 120 × 103.333 = 12.400.000 đồng.

Cách theo dõi công nợ phải thu

1. Lập bảng thanh toán theo tiến độ

Ví dụ: Bảng thanh toán Dự án A

Tiến độ	% thanh toán	Số tiền	Ngày dự kiến	Ngày thực tế	Trạng thái
Ký hợp đồng	30%	30.000.000	01/05/2026	01/05/2026	Đã thu
Hoàn thành móng	20%	20.000.000	15/05/2026	20/05/2026	Đã thu
Hoàn thành tường, mái	30%	30.000.000	30/06/2026	Chưa thu
Nghiệm thu	20%	20.000.000	31/07/2026	Chưa thu

2. Theo dõi công nợ phải thu

Công nợ phải thu = Doanh thu ghi nhận - Tiền đã thu

Ví dụ: Dự án A (cuối tháng 5/2026)

• Doanh thu ghi nhận: 50.000.000 đồng (50% hoàn thành).
• Tiền đã thu: 50.000.000 đồng (30% + 20%).
• Công nợ phải thu: 50.000.000 - 50.000.000 = 0 đồng.

Nếu khách hàng chưa trả đủ, công nợ phải thu > 0. Cần nhắc nhở, đôn đốc.

Cách lập báo cáo lợi nhuận từng dự án

Bước 1: Tổng hợp doanh thu từng dự án

Ví dụ: Tháng 5/2026

Dự án	Giá trị hợp đồng	% hoàn thành	Doanh thu ghi nhận
Dự án A	100.000.000	50%	50.000.000
Dự án B	80.000.000	30%	24.000.000
Dự án C	60.000.000	70%	42.000.000
Tổng	240.000.000	116.000.000

Bước 2: Tổng hợp chi phí từng dự án

Ví dụ: Tháng 5/2026

Dự án	Chi phí trực tiếp	Chi phí phân bổ	Tổng chi phí
Dự án A	40.000.000	8.000.000	48.000.000
Dự án B	20.000.000	4.000.000	24.000.000
Dự án C	30.000.000	6.000.000	36.000.000
Tổng	90.000.000	18.000.000	108.000.000

Bước 3: Tính lợi nhuận từng dự án

Lợi nhuận dự án = Doanh thu ghi nhận - Tổng chi phí

Ví dụ: Tháng 5/2026

Dự án	Doanh thu	Chi phí	Lợi nhuận	Tỷ suất LN
Dự án A	50.000.000	48.000.000	2.000.000	4%
Dự án B	24.000.000	24.000.000	0	0%
Dự án C	42.000.000	36.000.000	6.000.000	14,3%
Tổng	116.000.000	108.000.000	8.000.000	6,9%

Nhận xét:

• Dự án A: Lợi nhuận thấp (4%). Cần kiểm tra chi phí, có thể vật liệu đắt hoặc thợ làm chậm.
• Dự án B: Hòa vốn (0%). Cần theo dõi sát, tránh lỗ.
• Dự án C: Lợi nhuận tốt (14,3%). Dự án hiệu quả.

Những lưu ý quan trọng

1. Ký hợp đồng rõ ràng

Hợp đồng phải ghi rõ:

• Phạm vi công việc (xây nhà 3 tầng, diện tích, vật liệu).
• Giá trị hợp đồng.
• Tiến độ thanh toán (30% ký hợp đồng, 20% hoàn thành móng, ...).
• Thời gian hoàn thành.
• Điều khoản phạt (chậm tiến độ, chất lượng kém).

2. Theo dõi tiến độ sát sao

Theo dõi tiến độ từng dự án hằng tuần. Nếu chậm tiến độ, tìm nguyên nhân (thiếu vật liệu, thiếu thợ, thời tiết xấu).

3. Kiểm soát vật liệu chặt chẽ

Vật liệu chiếm 50-60% chi phí. Kiểm soát chặt chẽ:

• Mua vật liệu đúng số lượng (không mua dư, không mua thiếu).
• Kiểm kê vật liệu định kỳ (phát hiện thất thoát, hư hỏng).
• Đàm phán giá với nhà cung cấp (mua số lượng lớn = giảm giá).

4. Đôn đốc thanh toán đúng hạn

Khách hàng trả chậm = thiếu tiền mặt. Đôn đốc thanh toán đúng hạn theo hợp đồng.

5. Dự phòng rủi ro

Dự phòng cho rủi ro:

• Khách hàng không trả tiền (dự phòng nợ khó đòi).
• Giá vật liệu tăng đột ngột (dự phòng 5-10% chi phí).
• Thời tiết xấu, chậm tiến độ (dự phòng thời gian).

6. Lưu chứng từ đầy đủ

Lưu hóa đơn mua vật liệu, chứng từ trả lương, hợp đồng. Không có chứng từ = không được trừ chi phí khi tính thuế.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Công ty xây dựng nhỏ có cần kế toán chuyên nghiệp không?

Có. Kế toán xây dựng phức tạp (chi phí theo dự án, phân bổ chi phí, ghi nhận doanh thu theo tiến độ). Nên thuê kế toán chuyên nghiệp hoặc dịch vụ kế toán.

Có thể dùng Excel để quản lý chi phí dự án không?

Có, nhưng phức tạp. Nên dùng phần mềm quản lý dự án (Microsoft Project, Primavera) hoặc phần mềm kế toán xây dựng (MISA, Fast).

Doanh thu ghi nhận khi nào?

Doanh thu ghi nhận theo tiến độ hoàn thành, không phải khi nhận tiền. Ví dụ: Dự án hoàn thành 50% = ghi nhận 50% doanh thu.

Khách hàng không trả tiền đúng hạn thì sao?

Nhắc nhở, đôn đốc. Nếu vẫn không trả, tạm dừng thi công. Nếu quá hạn lâu, có thể kiện ra tòa.

Checklist quản lý tài chính công ty xây dựng

• [ ] Ký hợp đồng rõ ràng (phạm vi, giá trị, tiến độ thanh toán).
• [ ] Mở sổ chi phí riêng cho từng dự án.
• [ ] Ghi chép chi phí trực tiếp (vật liệu, lương thợ, thuê máy).
• [ ] Phân bổ chi phí gián tiếp và chi phí chung cho từng dự án.
• [ ] Lập sổ nhập xuất vật liệu từng dự án.
• [ ] Kiểm kê vật liệu định kỳ (cuối tháng).
• [ ] Ghi nhận doanh thu theo tiến độ hoàn thành.
• [ ] Theo dõi công nợ phải thu từng dự án.
• [ ] Lập báo cáo lợi nhuận từng dự án (cuối tháng).
• [ ] Đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn.
• [ ] Lưu hóa đơn, chứng từ, hợp đồng ít nhất 10 năm.
• [ ] Dự phòng rủi ro (nợ khó đòi, giá vật liệu tăng).

Công ty xây dựng thành công không chỉ nhờ tay nghề, mà còn nhờ quản lý chi phí dự án chặt chẽ.

Công cụ hỗ trợ

• Máy tính thuế để tính thuế phải nộp.
• Checklist tuân thủ để theo dõi nghĩa vụ thuế.
• Lịch thuế 2026 để biết hạn nộp tờ khai.

Đọc thêm

• Quản lý dòng tiền cho quán ăn, quán cà phê nhỏ
• Công nợ phải thu: Cách quản lý và thu hồi nợ hiệu quả
• Quản lý hàng tồn kho: Phương pháp nhập trước xuất trước và bình quân
• 5 sai lầm kế toán phổ biến khiến doanh nghiệp nhỏ lỗ tiền