Kế toán cho shop online: Hướng dẫn từ A-Z cho người bán hàng trên mạng
Bán hàng online trên Facebook, Zalo, Shopee nhưng không biết làm sổ sách? Hướng dẫn kế toán cơ bản cho shop online từ ghi chép đến báo cáo.
Nhiều người bán hàng online trên Facebook, Zalo, Shopee kiếm được tiền nhưng không biết mình lãi hay lỗ. Tiền vào nhiều nhưng cuối tháng không còn. Không biết cách ghi chép doanh thu, chi phí, tồn kho. Bài viết này hướng dẫn kế toán cơ bản cho shop online.
Đặc điểm kế toán shop online
1. Nhiều kênh bán hàng
Shop online thường bán trên nhiều kênh:
- Facebook, Zalo: Nhận đơn qua tin nhắn, chuyển khoản.
- Shopee, Lazada, Tiki: Đơn hàng tự động, tiền về ví.
- Website riêng: Thanh toán qua cổng thanh toán.
Mỗi kênh có cách thu tiền khác nhau. Cần ghi chép riêng từng kênh.
2. Tiền về chậm
Không phải bán xong có tiền ngay:
- Shopee, Lazada: Tiền về sau 7-15 ngày (sau khi khách nhận hàng).
- COD (thu hộ): Đơn vị vận chuyển thu tiền, chuyển về sau 3-7 ngày.
- Chuyển khoản: Khách chuyển trước, ship sau.
Cần theo dõi tiền đã thu, chưa thu.
3. Chi phí phức tạp
Chi phí shop online nhiều khoản nhỏ:
- Phí sàn: Shopee, Lazada trừ 3-5% doanh thu.
- Phí vận chuyển: Giao hàng nhanh, J&T, Viettel Post.
- Phí quảng cáo: Facebook Ads, Google Ads, quảng cáo sàn.
- Chi phí đóng gói: Hộp, túi, băng keo, tem.
- Hoàn trả: Khách trả hàng, hoàn tiền.
Cần ghi chép chi tiết từng khoản.
4. Tồn kho thay đổi nhanh
Hàng nhập về, bán ra liên tục. Cần theo dõi tồn kho hằng ngày.
Cách ghi chép doanh thu
1. Ghi chép theo đơn hàng
Mỗi đơn hàng ghi vào sổ:
Ví dụ: Sổ doanh thu tháng 5/2026
| Ngày | Mã đơn | Kênh | Sản phẩm | Số lượng | Giá bán | Doanh thu bán hàng | Phí sàn | Phí ship | Tiền về sau phí |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/05 | #001 | Shopee | Áo thun | 2 | 150.000 | 300.000 | 12.000 | 30.000 | 258.000 |
| 01/05 | #002 | Quần jean | 1 | 350.000 | 350.000 | 0 | 25.000 | 325.000 | |
| 02/05 | #003 | Lazada | Áo khoác | 1 | 500.000 | 500.000 | 20.000 | 35.000 | 445.000 |
| Tổng | 1.150.000 | 32.000 | 90.000 | 1.028.000 |
Giải thích:
- Doanh thu bán hàng: Giá bán × Số lượng trước khi sàn trừ phí.
- Phí sàn: Shopee, Lazada trừ 3-5%.
- Phí ship: Phí giao hàng (nếu shop chịu).
- Tiền về sau phí: Chỉ là chỉ tiêu quản trị dòng tiền, không dùng để thay thế doanh thu tính thuế/ngưỡng doanh thu.
Khi xét ngưỡng thuế hoặc lập sổ doanh thu, đừng chỉ lấy số tiền sàn chuyển về sau khi trừ phí. Cần đối chiếu tổng doanh thu bán hàng, sau đó ghi phí sàn, phí ship như chi phí hoặc khoản đối soát riêng.
2. Tổng hợp theo kênh
Cuối tháng, tổng hợp doanh thu từng kênh:
Ví dụ: Báo cáo doanh thu tháng 5/2026
| Kênh | Số đơn | Doanh thu bán hàng | Phí sàn | Phí ship | Tiền về sau phí |
|---|---|---|---|---|---|
| Shopee | 50 | 15.000.000 | 600.000 | 1.500.000 | 12.900.000 |
| Lazada | 30 | 10.000.000 | 400.000 | 1.000.000 | 8.600.000 |
| 40 | 12.000.000 | 0 | 1.000.000 | 11.000.000 | |
| Tổng | 120 | 37.000.000 | 1.000.000 | 3.500.000 | 32.500.000 |
Cách ghi chép chi phí
1. Phân loại chi phí
Chi phí shop online gồm:
Chi phí hàng bán (Cost of Goods Sold - COGS)
Chi phí mua hàng hoặc sản xuất hàng:
- Giá nhập hàng: Mua từ nhà cung cấp.
- Chi phí vận chuyển nhập: Phí ship hàng về kho.
Chi phí bán hàng
Chi phí để bán hàng:
- Phí sàn: Shopee, Lazada.
- Phí vận chuyển: Giao hàng cho khách.
- Phí quảng cáo: Facebook Ads, Google Ads.
- Chi phí đóng gói: Hộp, túi, băng keo.
Chi phí quản lý
Chi phí vận hành:
- Lương nhân viên: Nhân viên chăm sóc khách hàng, đóng gói.
- Thuê kho: Nếu thuê kho riêng.
- Điện, nước, internet.
- Phần mềm quản lý: Phần mềm bán hàng, kế toán.
2. Sổ chi phí
Ví dụ: Sổ chi phí tháng 5/2026
| Ngày | Khoản chi | Loại chi phí | Số tiền | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| 01/05 | Nhập hàng | COGS | 10.000.000 | Nhập 100 áo từ nhà cung cấp |
| 05/05 | Phí quảng cáo Facebook | Bán hàng | 2.000.000 | Chạy ads 5 ngày |
| 10/05 | Mua hộp đóng gói | Bán hàng | 500.000 | 500 hộp |
| 15/05 | Lương nhân viên | Quản lý | 5.000.000 | 1 nhân viên |
| 20/05 | Thuê kho | Quản lý | 3.000.000 | Tháng 5 |
| Tổng | 20.500.000 |
Quản lý tồn kho
1. Sổ nhập xuất tồn
Ghi chép hàng nhập, xuất, tồn:
Ví dụ: Sổ nhập xuất tồn - Áo thun trắng size M
| Ngày | Diễn giải | Nhập | Xuất | Tồn | Đơn giá | Giá trị tồn |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/05 | Tồn đầu kỳ | 50 | 80.000 | 4.000.000 | ||
| 05/05 | Nhập hàng | 100 | 150 | 80.000 | 12.000.000 | |
| 10/05 | Bán (Shopee) | 30 | 120 | 80.000 | 9.600.000 | |
| 15/05 | Bán (Facebook) | 20 | 100 | 80.000 | 8.000.000 | |
| 31/05 | Tồn cuối kỳ | 100 | 80.000 | 8.000.000 |
Công thức:
Tồn = Tồn đầu kỳ + Nhập - Xuất
Giá trị tồn = Tồn × Đơn giá2. Kiểm kê tồn kho
Cuối tháng, đếm thực tế số lượng hàng tồn kho. So sánh với sổ sách.
Ví dụ:
- Sổ sách: 100 áo.
- Kiểm kê thực tế: 95 áo.
- Chênh lệch: 5 áo (thất thoát, hư hỏng, sai sót ghi chép).
Điều chỉnh sổ sách cho khớp với thực tế.
Đối chiếu tiền
1. Đối chiếu tiền mặt
Cuối ngày, đếm tiền mặt. So sánh với sổ sách.
Ví dụ:
- Tiền đầu ngày: 5.000.000 đồng.
- Thu trong ngày: 3.000.000 đồng.
- Chi trong ngày: 2.000.000 đồng.
- Tiền cuối ngày (lý thuyết): 5.000.000 + 3.000.000 - 2.000.000 = 6.000.000 đồng.
- Tiền thực tế: 5.950.000 đồng.
- Chênh lệch: 50.000 đồng (thiếu).
Tìm nguyên nhân: quên ghi chi phí, sai sót tính toán.
2. Đối chiếu tài khoản ngân hàng
Cuối tháng, đối chiếu sao kê ngân hàng với sổ sách.
Ví dụ:
- Sổ sách: Khách chuyển khoản 10.000.000 đồng.
- Sao kê ngân hàng: Nhận 9.950.000 đồng.
- Chênh lệch: 50.000 đồng (phí chuyển khoản).
Ghi nhận phí chuyển khoản vào chi phí.
3. Đối chiếu ví điện tử (Shopee, Lazada)
Cuối tháng, đối chiếu số dư ví với sổ sách.
Ví dụ:
- Doanh thu Shopee: 15.000.000 đồng.
- Phí sàn: 600.000 đồng.
- Phí ship: 1.500.000 đồng.
- Tiền về ví (lý thuyết): 15.000.000 - 600.000 - 1.500.000 = 12.900.000 đồng.
- Số dư ví thực tế: 12.900.000 đồng. ✓
Báo cáo lợi nhuận
Cuối tháng, lập báo cáo lợi nhuận để biết lãi hay lỗ.
Ví dụ: Báo cáo lợi nhuận tháng 5/2026
| Khoản mục | Số tiền |
|---|---|
| Doanh thu bán hàng | 37.000.000 |
| Phí sàn | (1.000.000) |
| Phí ship | (3.500.000) |
| Tiền/biên sau phí sàn, ship | 32.500.000 |
| Chi phí hàng bán | (20.000.000) |
| Lợi nhuận gộp | 12.500.000 |
| Chi phí quảng cáo | (2.000.000) |
| Chi phí đóng gói | (500.000) |
| Lương nhân viên | (5.000.000) |
| Thuê kho | (3.000.000) |
| Tổng chi phí bán hàng & quản lý | (10.500.000) |
| Lợi nhuận | 2.000.000 |
Công thức:
Tiền/biên sau phí sàn, ship = Doanh thu bán hàng - Phí sàn - Phí ship
Lợi nhuận gộp quản trị = Tiền/biên sau phí sàn, ship - Chi phí hàng bán
Lợi nhuận = Lợi nhuận gộp - Chi phí bán hàng & quản lýTỷ suất lợi nhuận:
Tỷ suất lợi nhuận quản trị = Lợi nhuận / Tiền/biên sau phí sàn, ship × 100%
Tỷ suất lợi nhuận = 2.000.000 / 32.500.000 × 100% = 6,15%Những lưu ý quan trọng
1. Ghi chép hằng ngày
Ghi chép doanh thu, chi phí hằng ngày. Không đợi cuối tháng (dễ quên, sai sót).
2. Phân biệt tiền cá nhân và tiền kinh doanh
Không trộn tiền cá nhân với tiền kinh doanh. Mở tài khoản ngân hàng riêng cho shop.
3. Lưu chứng từ
Lưu hóa đơn, chứng từ (hóa đơn nhập hàng, biên lai, sao kê ngân hàng). Chứng từ là bằng chứng khi kiểm tra thuế.
4. Theo dõi dòng tiền
Lợi nhuận không phải tiền mặt. Có thể lãi nhưng thiếu tiền mặt (tiền về chậm, hàng tồn kho nhiều).
5. Dùng phần mềm quản lý
Phần mềm quản lý bán hàng (Sapo, KiotViet, Haravan) tự động ghi chép, giảm sai sót.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Shop online có phải làm sổ sách không?
Có. Theo Luật Kế toán, mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải ghi chép thu chi.
Dùng sổ tay hay phần mềm?
Sổ tay (Excel) phù hợp với shop nhỏ (dưới 50 đơn/tháng). Shop lớn nên dùng phần mềm.
Có cần kế toán viên không?
Shop nhỏ (dưới 100 đơn/tháng) có thể tự làm. Shop lớn nên thuê kế toán bán thời gian.
Phí sàn có được trừ chi phí khi tính thuế không?
Có thể, nhưng không phải trong mọi trường hợp. Với doanh nghiệp hoặc phương pháp tính thuế có xét chi phí, phí sàn, phí ship, phí quảng cáo cần hóa đơn/chứng từ hợp lệ và thanh toán đúng điều kiện. Với hộ/cá nhân kinh doanh tính theo doanh thu/tỷ lệ, các khoản phí này không được dùng để làm giảm doanh thu tính ngưỡng hoặc doanh thu tính thuế.
Checklist kế toán shop online
- [ ] Ghi chép doanh thu hằng ngày (từng đơn hàng, từng kênh).
- [ ] Ghi chép chi phí hằng ngày (phân loại: COGS, bán hàng, quản lý).
- [ ] Theo dõi tồn kho (sổ nhập xuất tồn).
- [ ] Kiểm kê tồn kho cuối tháng.
- [ ] Đối chiếu tiền mặt cuối ngày.
- [ ] Đối chiếu tài khoản ngân hàng cuối tháng.
- [ ] Đối chiếu ví điện tử (Shopee, Lazada) cuối tháng.
- [ ] Lập báo cáo lợi nhuận cuối tháng.
- [ ] Lưu chứng từ (hóa đơn, biên lai, sao kê).
- [ ] Phân biệt tiền cá nhân và tiền kinh doanh.
Kế toán không khó. Khó ở chỗ ghi chép đều đặn mỗi ngày.
Công cụ hỗ trợ
- Máy tính thuế để tính thuế phải nộp.
- Checklist tuân thủ để theo dõi nghĩa vụ thuế.
- Lịch thuế 2026 để biết hạn nộp tờ khai.
Đọc thêm
Không bỏ lỡ hạn nộp thuế nào
Nhập email — bạn sẽ nhận nhắc lịch thuế theo loại hình doanh nghiệp, cộng thêm bản tóm tắt các thay đổi chính sách mới, tất cả bằng tiếng Việt đơn giản.
Lưu ý
Thông tin trên đây chỉ mang tính chất tham khảo, không phải tư vấn thuế chuyên nghiệp. Quý doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia kế toán cho trường hợp cụ thể.
Đọc thêm
Kế toán cho cửa hàng bán lẻ nhỏ: Hướng dẫn từ A đến Z
Cửa hàng bán lẻ nhỏ cần quản lý hàng tồn kho, công nợ, dòng tiền chặt chẽ. Hướng dẫn kế toán đơn giản, dễ thực hiện cho chủ cửa hàng.
Kế ToánKế toán cho freelancer: Quản lý thu chi khi làm việc tự do
Làm freelancer nhưng không biết quản lý thu chi? Hướng dẫn ghi chép doanh thu, chi phí, tính lợi nhuận, và chuẩn bị nộp thuế cho người làm việc tự do.
Kế ToánKế toán cho tiệm nail, salon tóc: Hướng dẫn quản lý tài chính
Tiệm nail, salon tóc có đặc thù riêng về doanh thu, chi phí, quản lý nhân viên. Hướng dẫn ghi chép, quản lý dòng tiền, và tính lương hoa hồng.