Cách lập ngân sách kinh doanh cho năm 2026
Ngân sách kinh doanh giúp doanh nghiệp nhỏ kiểm soát chi phí, dự báo doanh thu, tránh lãng phí. Hướng dẫn lập ngân sách từng bước cho năm 2026.
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ kinh doanh "đại khái", không có ngân sách. Cuối năm mới biết lãi hay lỗ, tiền đã tiêu vào đâu. Ngân sách kinh doanh giúp bạn kiểm soát chi phí, dự báo doanh thu, đạt mục tiêu tài chính. Bài viết này hướng dẫn cách lập ngân sách cho năm 2026.
Ngân sách kinh doanh là gì?
Ngân sách kinh doanh (business budget) là kế hoạch tài chính chi tiết cho một khoảng thời gian (thường là 1 năm), bao gồm:
- Doanh thu dự kiến: Dự báo bán được bao nhiêu.
- Chi phí dự kiến: Dự báo chi phí bao nhiêu.
- Lợi nhuận dự kiến: Doanh thu - Chi phí.
Ví dụ:
Ngân sách năm 2026 của quán cà phê:
- Doanh thu dự kiến: 1,2 tỷ đồng (100 triệu đồng/tháng).
- Chi phí dự kiến: 900 triệu đồng (75 triệu đồng/tháng).
- Lợi nhuận dự kiến: 300 triệu đồng (25 triệu đồng/tháng).
Tại sao cần lập ngân sách?
1. Kiểm soát chi phí
Ngân sách giúp bạn biết mình có thể chi bao nhiêu cho từng khoản (nguyên liệu, lương, quảng cáo). Tránh chi tiêu quá mức.
2. Dự báo doanh thu
Ngân sách buộc bạn nghĩ về doanh thu: Bán bao nhiêu sản phẩm? Giá bao nhiêu? Khách hàng ở đâu?
3. Đạt mục tiêu tài chính
Ngân sách giúp bạn đặt mục tiêu cụ thể (lãi 300 triệu đồng/năm) và theo dõi tiến độ.
4. Phát hiện vấn đề sớm
So sánh thực tế với ngân sách giúp phát hiện vấn đề sớm (chi phí tăng, doanh thu giảm).
5. Vay vốn ngân hàng
Ngân hàng yêu cầu ngân sách kinh doanh khi cho vay. Ngân sách tốt = dễ vay vốn hơn.
6. Ra quyết định tốt hơn
Ngân sách cung cấp số liệu để ra quyết định (có nên thuê thêm nhân viên? Có nên mở chi nhánh mới?).
6 bước lập ngân sách kinh doanh
Bước 1: Xem lại số liệu năm trước
Xem lại doanh thu, chi phí, lợi nhuận năm 2025 (nếu có).
Câu hỏi cần trả lời:
- Doanh thu năm 2025: Bao nhiêu?
- Chi phí năm 2025: Bao nhiêu? Chia thành từng khoản (nguyên liệu, lương, thuê mặt bằng, v.v.).
- Lợi nhuận năm 2025: Bao nhiêu?
- Tháng nào doanh thu cao nhất? Tháng nào thấp nhất?
- Chi phí nào tăng? Chi phí nào giảm?
Ví dụ:
Quán cà phê năm 2025:
- Doanh thu: 1 tỷ đồng.
- Chi phí: 800 triệu đồng (nguyên liệu 300 triệu, lương 240 triệu, thuê mặt bằng 120 triệu, điện nước 40 triệu, quảng cáo 50 triệu, khác 50 triệu).
- Lợi nhuận: 200 triệu đồng.
Bước 2: Dự báo doanh thu năm 2026
Dự báo doanh thu dựa trên:
- Doanh thu năm 2025.
- Kế hoạch tăng trưởng (mở chi nhánh mới, thêm sản phẩm mới, tăng giá).
- Xu hướng thị trường (thị trường tăng hay giảm?).
Công thức đơn giản:
Doanh thu 2026 = Doanh thu 2025 × (1 + Tỷ lệ tăng trưởng)Ví dụ:
Doanh thu 2025: 1 tỷ đồng. Kế hoạch tăng trưởng: 20%.
Doanh thu 2026 = 1 tỷ × (1 + 20%) = 1,2 tỷ đồng.
Chia nhỏ theo tháng:
Doanh thu không đều mỗi tháng. Tháng cao điểm (Tết, hè) doanh thu cao hơn. Tháng thấp điểm doanh thu thấp hơn.
Ví dụ:
| Tháng | Doanh thu dự kiến |
|---|---|
| Tháng 1 (Tết) | 150.000.000 |
| Tháng 2 | 80.000.000 |
| Tháng 3 | 90.000.000 |
| Tháng 4 | 90.000.000 |
| Tháng 5 | 100.000.000 |
| Tháng 6 | 100.000.000 |
| Tháng 7 (hè) | 120.000.000 |
| Tháng 8 (hè) | 120.000.000 |
| Tháng 9 | 100.000.000 |
| Tháng 10 | 100.000.000 |
| Tháng 11 | 100.000.000 |
| Tháng 12 | 100.000.000 |
| Tổng | 1.250.000.000 |
Bước 3: Dự báo chi phí năm 2026
Chia chi phí thành hai loại:
a. Chi phí cố định (Fixed Costs)
Chi phí không thay đổi theo doanh thu (thuê mặt bằng, lương cố định, bảo hiểm).
Ví dụ:
- Thuê mặt bằng: 10 triệu đồng/tháng × 12 tháng = 120 triệu đồng/năm.
- Lương cố định: 20 triệu đồng/tháng × 12 tháng = 240 triệu đồng/năm.
- Bảo hiểm: 10 triệu đồng/năm.
Tổng chi phí cố định: 370 triệu đồng/năm.
b. Chi phí biến đổi (Variable Costs)
Chi phí thay đổi theo doanh thu (nguyên liệu, hoa hồng bán hàng, phí vận chuyển).
Công thức:
Chi phí biến đổi = Doanh thu × Tỷ lệ chi phí biến đổiVí dụ:
Năm 2025, chi phí nguyên liệu = 300 triệu đồng, doanh thu = 1 tỷ đồng.
Tỷ lệ chi phí nguyên liệu = 300 triệu / 1 tỷ = 30%.
Năm 2026, doanh thu dự kiến = 1,2 tỷ đồng.
Chi phí nguyên liệu 2026 = 1,2 tỷ × 30% = 360 triệu đồng.
c. Tổng chi phí năm 2026
| Khoản chi phí | Số tiền |
|---|---|
| Chi phí cố định | |
| Thuê mặt bằng | 120.000.000 |
| Lương cố định | 240.000.000 |
| Bảo hiểm | 10.000.000 |
| Điện nước | 48.000.000 |
| Tổng chi phí cố định | 418.000.000 |
| Chi phí biến đổi | |
| Nguyên liệu (30% doanh thu) | 360.000.000 |
| Hoa hồng bán hàng (2% doanh thu) | 24.000.000 |
| Phí vận chuyển (1% doanh thu) | 12.000.000 |
| Tổng chi phí biến đổi | 396.000.000 |
| Chi phí khác | |
| Quảng cáo | 60.000.000 |
| Sửa chữa, bảo trì | 20.000.000 |
| Chi phí khác | 30.000.000 |
| Tổng chi phí khác | 110.000.000 |
| Tổng chi phí | 924.000.000 |
Bước 4: Tính lợi nhuận dự kiến
Lợi nhuận = Doanh thu - Chi phíVí dụ:
Lợi nhuận 2026 = 1,2 tỷ - 924 triệu = 276 triệu đồng.
Bước 5: Lập bảng ngân sách tổng hợp
Ngân sách năm 2026
| Khoản mục | Số tiền |
|---|---|
| Doanh thu | 1.200.000.000 |
| Chi phí | |
| Chi phí cố định | 418.000.000 |
| Chi phí biến đổi | 396.000.000 |
| Chi phí khác | 110.000.000 |
| Tổng chi phí | 924.000.000 |
| Lợi nhuận | 276.000.000 |
Bước 6: Chia nhỏ theo tháng/quý
Chia ngân sách theo tháng hoặc quý để theo dõi dễ hơn.
Ví dụ: Ngân sách quý 1/2026
| Khoản mục | Tháng 1 | Tháng 2 | Tháng 3 | Tổng quý 1 |
|---|---|---|---|---|
| Doanh thu | 150.000.000 | 80.000.000 | 90.000.000 | 320.000.000 |
| Chi phí | ||||
| Chi phí cố định | 35.000.000 | 35.000.000 | 35.000.000 | 105.000.000 |
| Chi phí biến đổi | 45.000.000 | 24.000.000 | 27.000.000 | 96.000.000 |
| Chi phí khác | 10.000.000 | 8.000.000 | 9.000.000 | 27.000.000 |
| Tổng chi phí | 90.000.000 | 67.000.000 | 71.000.000 | 228.000.000 |
| Lợi nhuận | 60.000.000 | 13.000.000 | 19.000.000 | 92.000.000 |
Cách theo dõi và điều chỉnh ngân sách
1. So sánh thực tế với ngân sách hằng tháng
Cuối tháng, so sánh doanh thu thực tế và chi phí thực tế với ngân sách.
Ví dụ: So sánh tháng 1/2026
| Khoản mục | Ngân sách | Thực tế | Chênh lệch |
|---|---|---|---|
| Doanh thu | 150.000.000 | 140.000.000 | -10.000.000 (-6,7%) |
| Chi phí cố định | 35.000.000 | 35.000.000 | 0 |
| Chi phí biến đổi | 45.000.000 | 42.000.000 | -3.000.000 |
| Chi phí khác | 10.000.000 | 12.000.000 | +2.000.000 (+20%) |
| Tổng chi phí | 90.000.000 | 89.000.000 | -1.000.000 |
| Lợi nhuận | 60.000.000 | 51.000.000 | -9.000.000 (-15%) |
Nhận xét:
- Doanh thu thấp hơn ngân sách 10 triệu đồng (-6,7%). Cần tìm hiểu nguyên nhân (ít khách, giá thấp, cạnh tranh).
- Chi phí khác cao hơn ngân sách 2 triệu đồng (+20%). Cần kiểm soát chi phí này.
2. Phân tích nguyên nhân chênh lệch
Tìm hiểu tại sao doanh thu hoặc chi phí chênh lệch với ngân sách.
Ví dụ:
- Doanh thu thấp: Ít khách hơn dự kiến, giá bán thấp hơn, cạnh tranh tăng.
- Chi phí cao: Giá nguyên liệu tăng, lãng phí, chi tiêu không cần thiết.
3. Điều chỉnh ngân sách (nếu cần)
Nếu chênh lệch lớn và kéo dài, điều chỉnh ngân sách cho phù hợp với thực tế.
Ví dụ:
Doanh thu 3 tháng đầu năm thấp hơn ngân sách 10%. Điều chỉnh doanh thu cả năm từ 1,2 tỷ xuống 1,1 tỷ đồng.
4. Hành động khắc phục
Nếu doanh thu thấp hoặc chi phí cao, hành động khắc phục:
- Doanh thu thấp: Tăng quảng cáo, giảm giá, thêm sản phẩm mới, cải thiện dịch vụ.
- Chi phí cao: Cắt giảm chi phí không cần thiết, thương lượng giá với nhà cung cấp, giảm lãng phí.
Mẫu ngân sách Excel
Tạo file Excel đơn giản để lập ngân sách.
Cột cần có:
- Khoản mục (Doanh thu, Chi phí cố định, Chi phí biến đổi, Chi phí khác).
- Ngân sách (số tiền dự kiến).
- Thực tế (số tiền thực tế).
- Chênh lệch (Thực tế - Ngân sách).
- Tỷ lệ chênh lệch (Chênh lệch / Ngân sách × 100%).
Công thức Excel:
- Chênh lệch:
=Thực tế - Ngân sách - Tỷ lệ chênh lệch:
=(Thực tế - Ngân sách) / Ngân sách
Những lưu ý quan trọng
1. Ngân sách không phải dự đoán chính xác
Ngân sách là kế hoạch, không phải dự đoán chính xác. Chênh lệch 5-10% là bình thường.
2. Ngân sách phải thực tế
Đừng đặt mục tiêu quá cao (doanh thu tăng 100%) hoặc quá thấp (doanh thu giảm 50%). Dựa trên số liệu năm trước và kế hoạch cụ thể.
3. Ngân sách phải linh hoạt
Nếu thực tế khác xa ngân sách, điều chỉnh ngân sách cho phù hợp.
4. Ngân sách không phải "khắc đá"
Ngân sách là công cụ quản lý, không phải quy tắc cứng nhắc. Nếu cần chi thêm cho cơ hội tốt (quảng cáo hiệu quả), hãy chi.
5. Lập ngân sách cho từng dự án lớn
Nếu có dự án lớn (mở chi nhánh mới, mua máy móc), lập ngân sách riêng cho dự án đó.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Doanh nghiệp nhỏ có cần lập ngân sách không?
Có. Ngân sách giúp doanh nghiệp nhỏ kiểm soát chi phí, đạt mục tiêu tài chính. Không cần phức tạp, chỉ cần đơn giản.
Lập ngân sách mất bao lâu?
Lần đầu mất 2-4 giờ. Những năm sau nhanh hơn (1-2 giờ).
Có thể lập ngân sách bằng Excel không?
Có. Excel đủ cho doanh nghiệp nhỏ. Phần mềm kế toán chuyên dụng tốt hơn nhưng không bắt buộc.
Nên lập ngân sách theo tháng hay theo năm?
Lập ngân sách theo năm, sau đó chia nhỏ theo tháng hoặc quý để theo dõi.
Checklist lập ngân sách kinh doanh
- [ ] Xem lại doanh thu, chi phí, lợi nhuận năm trước.
- [ ] Dự báo doanh thu năm 2026 (dựa trên năm trước + kế hoạch tăng trưởng).
- [ ] Chia doanh thu theo tháng (tháng cao điểm, tháng thấp điểm).
- [ ] Dự báo chi phí cố định (thuê mặt bằng, lương, bảo hiểm).
- [ ] Dự báo chi phí biến đổi (nguyên liệu, hoa hồng, vận chuyển).
- [ ] Dự báo chi phí khác (quảng cáo, sửa chữa, chi phí khác).
- [ ] Tính lợi nhuận dự kiến (Doanh thu - Chi phí).
- [ ] Lập bảng ngân sách tổng hợp.
- [ ] Chia ngân sách theo tháng/quý.
- [ ] Cuối tháng, so sánh thực tế với ngân sách.
- [ ] Phân tích nguyên nhân chênh lệch.
- [ ] Điều chỉnh ngân sách (nếu cần).
- [ ] Hành động khắc phục (nếu doanh thu thấp hoặc chi phí cao).
Ngân sách không phải dự đoán tương lai. Ngân sách là kế hoạch để đạt mục tiêu.
Công cụ hỗ trợ
- Máy tính thuế để tính thuế phải nộp.
- Checklist tuân thủ để theo dõi nghĩa vụ thuế.
- Lịch thuế 2026 để biết hạn nộp tờ khai.
Đọc thêm
Không bỏ lỡ hạn nộp thuế nào
Nhập email — bạn sẽ nhận nhắc lịch thuế theo loại hình doanh nghiệp, cộng thêm bản tóm tắt các thay đổi chính sách mới, tất cả bằng tiếng Việt đơn giản.
Lưu ý
Thông tin trên đây chỉ mang tính chất tham khảo, không phải tư vấn thuế chuyên nghiệp. Quý doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia kế toán cho trường hợp cụ thể.
Đọc thêm
Lập ngân sách cho doanh nghiệp nhỏ: Hướng dẫn từng bước
Nhiều doanh nghiệp nhỏ không lập ngân sách, chi tiêu tùy tiện, dẫn đến thiếu tiền. Hướng dẫn lập ngân sách đơn giản, dễ thực hiện.
Kế ToánPhân tích điểm hòa vốn: Cần bán bao nhiêu để không lỗ?
Điểm hòa vốn giúp bạn biết cần bán bao nhiêu sản phẩm để không lỗ. Hướng dẫn tính điểm hòa vốn và ứng dụng trong định giá, kiểm soát chi phí.
Kế ToánQuản lý dòng tiền cho quán ăn, quán cà phê nhỏ
Quán có lãi nhưng hết tiền trả lương? Hướng dẫn quản lý dòng tiền cho chủ quán ăn, cà phê nhỏ để tránh khủng hoảng thanh khoản.